I PROCESSI AZIENDALI: DEFINIZIONI E CLASSIFICAZIONE

Il termine processo è molto noto e lo ritroviamo in situazioni e ambiti diversi tra loro con significati spesso differenti. Forse è per proprio per questo che la sua definizione non è così immediata e scontata.

CHE COS’È UN PROCESSO

Una delle spiegazioni alla base della poca considerazione dei processi in ambito organizzativo è probabilmente da attribuire anche alla loro scarsa conoscenza che ha impedito in molte imprese l’accettazione della loro centralità nella gestione aziendale e di conseguenza l’evoluzione organizzativa verso una organizzazione per processi.
Ma cosa si intende per processo ? Esistono diverse definizioni di processo che seppur diverse contengono elementi comuni. Volendo fornire una definizione possiamo affermare che un processo è formato da una serie di attività tra loro interdipendenti e finalizzate al conseguimento di un obiettivo comune. Un processo riceve specifici input (dati, informazioni, materiali, ecc.), e utilizzando risorse aziendali (persone, materiali, attrezzature) crea un output (prodotto o servizio), che ha maggiore valore degli input originari, da destinare ai clienti².
Per esempio, un ristorante riceve input quali pasta, carne, verdure e altri alimenti e trasforma questi input in pietanze impiegando il personale e il capitale investito nelle attrezzature.
Un ente di formazione impiega personale tecnico e docenti che agiscono in combinazione con un altro input, gli studenti, da “trasformare” in discenti formati attraverso le attività didattiche.
Entrambi questi processi generano un output, un risultato, il primo sotto forma di prodotto il secondo sotto forma di servizio.

GLI ELEMENTI BASILARI DEI PROCESSI

Dalla definizione sopracitata emergono gli elementi basilari di un processo (Fig.1) che rappresentano anche i suoi parametri di valutazione.

• gli input, gli elementi in ingresso possono essere fisici o informativi, provengono da altri processi, da fornitori o dai clienti e vengono trasformati durante l’esecuzione del processo;
• le risorse utilizzate nel processo sono le persone e/o gli strumenti che operano la trasformazione degli input in output;
• le attività di processo sono le operazioni svolte in successione logica, a loro volta suddivisibili in fasi;
• gli output sono i risultati, gli obiettivi, del processo e sono destinati ai clienti interni o esterni. Un output può diventare un input per un altro processo;
• un processo viene svolto sulla base di specifici vincoli che possono essere di tipo legislativo, tecnici, di tempo, di costo, oppure legati a specifiche necessità aziendali.

Poiché nelle aziende vengono svolti processi che spesso sono poco o per nulla definiti in modo esplicito, prima di poterli analizzare e migliorare è essenziale individuarli ed elencarli.

LA CLASSIFICAZIONE DEI PROCESSI AZIENDALI : PERCHE UN’AZIENDA DEVE CONOSCERE I PROPRI PROCESSI ?

In un’azienda ci sono diversi processi che richiedono diverse responsabilità e attenzioni e hanno conseguenze diverse sul business dell’organizzazione. Conoscerli e classificarli è essenziale per comprendere a fondo il modo di operare dell’impresa, per intervenire apportando i miglioramenti ritenuti necessari e consentire così all’azienda di operare seconda una logica per processi che le permetterà di acquisire un vantaggio competitivo.
In letteratura aziendale i processi vengono classificati in modi diversi a seconda dell’elemento sul quale si sceglie di basare l’analisi.
Se consideriamo le diverse unità organizzative i processi si distinguono in:
inter-organizzati: quando coinvolgono due o più organizzazioni;
inter-funzionali: ai quali partecipano diverse funzioni o unità organizzative all’interno della stessa azienda;
inter-personali: nei quali operano diverse persone all’interno delle stesse unità organizzative.

Il modello di Porter e la catena del valore distingue i processi aziendali in due grandi gruppi:
i processi primari: produzione, logistica e vendita;
i processi di supporto: approvvigionamento, risorse umane, amministrazione ecc.

La necessità di comprendere i processi per capire l’impatto che hanno sulle performance aziendali ha portato Earl e Khan a identificare le seguenti tipologie di processo:
processi core: processi chiave, basilari per il funzionamento dell’impresa (es. lo sviluppo del prodotto o servizio e la produzione);
processi di supporto: processi di supporto ai processi chiave (come quelli svolti dal settore amministrativo o commerciale, ecc.);
processi di business network: processi che si estendono oltre i confini dell’impresa coinvolgendo i clienti e i fornitori (logistica e servizi al cliente). La progettazione di questi processi risulta fondamentale per la definizione del ruolo strategico dell’azienda;
processi di management: processi con cui vengono pianificate, organizzate, gestite e controllate le risorse (formazione del personale, sviluppo di strategie, dimensionamento della capacità produttiva, ecc.)

La classificazione dei processi segue dunque modalità di ordinamento differenti ma tutte orientate a capire il complesso sistema di processi presenti in una organizzazione.
Un’azienda che comprendere l’articolazione del suo sistema di processi riesce ad identificare le migliori direzioni per perseguire con continuità l’efficacia e l’efficienza operativa nel rispetto degli obiettivi prefissati.

PROCESSI AZIENDALI

SCOPRI I SERVIZI DELLA QUADROLOGICO
E COME POSSIAMO AIUTARE LA TUA AZIENDA