PROJECT CHARTER: IL DOCUMENTO DI AVVIO PROGETTO
IL PROJECT CHARTER
Il Project Charter è il documento ufficiale che dà il via al progetto. Non esiste progetto se non c’è un project charter. Con questo documento il project manager ha il mandato a gestire il progetto. Una volta siglato diventa l’accordo tra il responsabile di progetto e tutti gli altri line manager coinvolti riguardo a quando e a quali deliverable saranno realizzati.
In una qualsiasi organizzazione, soprattutto in questi tempi estremamente dinamici, l’attività di gestione progettuale costituisce uno dei punti centrali della vita organizzativa aziendale e, nell’ambito di questa specializzazione, uno degli strumenti più importanti per avviare un progetto è senza dubbio la creazione del “charter”.
Più noto come scheda di progetto o documento di avvio progetto e spesso identificato come una sorta di scheda anagrafica del progetto, in realtà il suo compito è molto più importante. La norma UNI ISO 21500 definisce il project charter come il documento che “collega il progetto agli obiettivi strategici dell’organizzazione e che dovrebbe identificare tutti i termini rilevanti di riferimento, gli obblighi, le assunzioni e i vincoli di progetto”.
Infatti è un documento che ha una grossa importanza strategica per l’organizzazione poiché guida il progetto, è uno strumento fortemente efficace poiché ne racchiude le caratteristiche e contiene tutti gli aspetti critici e più importanti per la sua gestione.
Il Project Charter, se validato dallo sponsor di progetto, autorizza formalmente l’esistenza del progetto, assegna al Project Manager l’autorità per impiegare o richiedere le risorse necessarie e la sua divulgazione – solitamente attraverso il kick-off meeting – rappresenta l’annuncio ufficiale a tutti gli stakeholder dell’esistenza del progetto. Per tale motivo si preferisce redigere un project charter breve che riporti i dati in modo preciso e chiaro, in modo che le informazioni siano inequivocabili a tutti gli stakeholder. Informazioni che tra l’altro serviranno alla pianificazione come input di alto livello.
Un buon “Charter” include direttamente o per rimando i seguenti dati: l’enunciazione degli obiettivi e dell’ambito di progetto; i motivi che hanno determinato l’avvio del progetto (noti come elementi di giustificazione del progetto e derivanti dal business case); chi sono i principali stakeholder; i rischi di alto livello; la data di completamento; indicazioni sul team di progetto (core team); fonti di finanziamento e costi (con possibili margini di tolleranza); specifici indirizzi e metodi di project management; gli obiettivi di qualità (come la soddisfazione del cliente); requisiti di alto livello; i principali milestone e una prima identificazione dei deliverable da realizzare.
Come sopra accennato il project charter può fare riferimento ad altri documenti già sviluppati, quali il business case, il capitolato di progetto (Statement of Work – SOW) oppure, se esiste, il contratto stipulato con il cliente.
Inoltre, come gli altri documenti di progetto, il project charter non è un documento statico, va infatti verificato all’avvio di una nuova fase e tenuto aggiornato nel corso dell’avanzamento del progetto con le possibili modifiche in merito, assicurandosi l’archiviazione delle versioni precedenti per eventuali confronti e valutazioni.
Infine occorre precisare che il Project Charter non viene emanato dal Project Manager ma da un alto dirigente (Senior Executive o dallo Sponsor) con poteri di decisione per i rischi e i costi che il progetto comporta.
Oggi le varie organizzazioni promuovono l’adozione del concetto di project charter come elemento fondamentale nella gestione progettuale anche se non tutte le aziende lo sviluppano allo stesso punto del ciclo di vita del progetto. Dunque è chiaro che costituisce una componente essenziale delle metodologie di project management e fornisce al progetto solidità e trasparenza.
PROJECT CHARTER
